Il donatore indirizza al Dirigente del Servizio Integrato Musei e Biblioteche una lettera formale nella quale manifesta chiaramente la volontà di donare un bene ai Musei, precisando, se possibile, anche la stima del bene a fini assicurativi, per l'inclusione dello stesso nella Polizza Assicurativa All Risks del Patrimonio Museale;
Se si tratta di donazione di modico valore non è richiesta la forma dell'atto pubblico presso un notaio, diversamente si deve procedere con atto pubblico, con spese a carico dei Musei;
Se si tratta di bene archeologico, bisogna che il donatore invii preventivamente apposita "Denuncia di possesso di beni archeologici" alla locale Soprintendenza Archeologia, Belle Arti, Paesaggio, precisando come il bene è entrato in suo possesso, ovvero mediante:
- successione/eredità
- acquisto presso antiquario o casa d'aste autorizzata
- donazione
- altro