Autentica di copia e/o di fotografia

A tutti coloro che necessitano di autenticare una copia di un documento o di una fotografia (fototessera)

AUTENTICA DI COPIA:

L'autenticazione delle copie consiste nell'attestazione apposta dal funzionario (funzionario addetto al ricevimento o funzionario incaricato dal sindaco o notaio, o cancelliere del tribunale), alla fine della copia, della conformità all'originale esibito per il confronto e la verifica. L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia della copia che invece può essere autenticata solamente da un notaio.

Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa e quindi procedere a dichiararla autentica.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale il documento può anche essere redatto in lingua straniera, purché la copia sia identica all’originale.

Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

COPIA CONFORME DI UN DOCUMENTO ANALOGICO A QUELLO DIGITALE

E' possibile attestare la conformità della copia di documenti analogici a documenti informatici.

Il pubblico ufficiale che autentica deve sempre avere la possibilità di esaminare il documento originale, qualsiasi sia la sua natura (informatica o analogica). Se l'originale è informatico, dovrà preferibilmente essere inviato via mail in formato PDF. Il CAD (D.Lgs. 82/2005) all'articolo 23 dispone che "le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato".

Al fine di autenticare la copia di un documento digitale è fondamentale la presenza di alcuni requisiti:
- la firma digitale;
- se il documento informatico è collegato a metadati disponibili (ad esempio la registrazione di protocollo informatico in quanto documento interno all'ente) anch'essi andranno indicati nell'autentica (ad es. indicando il numero di protocollo).

Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto.

AUTENTICA DI FOTOGRAFIA:

La fotografia utile per ottenere il rilascio di un documento da un ufficio della Pubblica Amministrazione (es. passaporto, patente automobilistica o nautica, patente di operatore di conduttore di caldaie a vapore, porto d'armi, licenza di caccia o pesca) deve essere autenticata. 

E' necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe del Comune previo appuntamento

Di norma l'autentica della copia o della fotografia viene fatta a vista. E’ possibile autenticare fino ad un massimo di tre documenti per singolo appuntamento.

L' autentica è soggetta all'imposta di bollo di euro 16,00 (ogni quattro facciate) e diritti di segreteria dovuti, a meno che non sia prevista l'esenzione della sola imposta di bollo, che deve essere espressamente dichiarata dall'interessato/a all'atto della sottoscrizione.